نصائح لإدارة الوقت

هذة بعض الأفكار البسيطة التى تساعدك فى الحفاظ على وقتك و تجعلك تعمل بصورة أكثر فاعلية.

الرجاء, أن تمرر هذه الأفكار لجميع أصدقائك وأفراد عائلتك أو أى شخص تجدها مفيدة له.

دون الأفكار

هناك خطأ شائع عن ادارة الوقت و هو محاولة استخدام المفكرة لكتابة تفاصيل كثيرة مما يسبب تزاحم الأفكار وتشوشها. ولذلك استخدم قائمة الأعمال لتدوين ما يجب عليك أن تفعله وهى طريقة جيدة للتحكم فى تنظيم مهامك و مخططاتك.


حدد الأولويات فى قائمة أعمالك
فتحديد الأولويات فى القائمة تساعدك على التركيز على الأشياء الهامة لك بالفعل وقضاء وقت أكبر للقيام بها.

من الأفضل أن تقوم بترتيب مهامك أو أعمالك وفقا لأهمية كل منها وذلك عن طريق نظام تحديد الأولويات الذى تم شرحه فى الدورة التدريبية لإدارة الوقت.



قم بالتخطيط الأسبوعى لأعمالك

قم بتخصيص وقت كل أسبوع لوضع جدول أعمال الأسبوع التى يجب عليك انجازها.فقضاء بعض الوقت الاضافى لفعل ذلك يساعدك على زيادة انتاجيتك و التوازن بين مشروعاتك الهامة طويلة المدى وبين المهام الضرورية العاجلة.

فكل ما تحتاج اليه هو ما بين 15 أو 30 دقيقة فى بداية كل أسبوع, وهو زمن جلستك التخطيطية.



احتفظ دائما بمفكرة للتدوين:

لا يمكن لأحد أن يعرف متى ستأتى له فكرة مميزة ولذلك فمن الأفضل لك أن تحمل مفكرة معك أينما ذهبت حتى تتمكن من تدوين أية فكرة تطرأ على ذهنك, لأنك اذا انتظرت لوقت طويل حتى تدونها من المحتمل ألا تتذكرهم.

هناك حل أخر للحفاظ على الأفكار و هى استـخدام جهاز تسـجيل.



تعلـم أن تقول " لا":

كثير من الناس يتحملون ضغوطا كبيرة لأنهم يلزمون أنفسهم بتنفيذ مهام كثيرة فى نفس الوقت. فهم يقولون "نعم" و يقبلون التزامات فى الوقت الذى لا يجب عليهم تقبلها.

تعلم أن تقول "لا" أو أن ترفض أية مهام ذات أهمية ضئيلة و بذلك يمكنك أن تجد وقتا للقيام بأعمال الأكثر أهمية.



فـكر قبل أن تفعل شىء:

كم من المرات وافقت على فعل شىء و بعد ذلك شعرت بالندم؟

و لذلك قبل أن تلتزم بعمل ما، توقف لتفكر فيه قبل أن تعطى الاجابة. فهذا يساعدك أن تتفادى تحمل الكثير من المهام.



اعمل دائما على تحسين نفسك:

يجب أن يحتوى جدول أعمالك على تعلمك شىء جديد و تطوير مواهبك و قدراتك الطبيعية. يمكنك مثلا حضور محاضرة أو برنامج تدريبى أو حتى قراءة كتاب جديد. فمتابعتك المستمرة لتحسين مهاراتك و معرفتك يزيد من أهميتك فى سوق العمل و بذلك يمكنك الارتقاء و التقدم فى عملك و هذا أفضل طريق للاستقلال المادى.



فكر فيما تتنازل عنه حتى يمكنك أن تمارس أنشطتك المعتادة:

انها بالفعل فكرة جيدة أن تقوم بالتقييم المستمر لكيفية قضاء وقتك. ففى بعض الحالات أفضل شىء يمكنك فعله هو أن تتوقف عن فعل نشاط ما أصبح غير مفيد لك حتى تتفرغ للقيام بشىء أكثر أهمية.

فكر فيما يمكنك أن تتنازل عنه حتى يمكنك أن تمارس أنشطتك الحالية.




استخدم نظام ادارة الوقت:

فاستخدامك لنظام ادارة الوقت يجعلك فى متابعة دائمة لكل ما عليك فعله و تنظيمه كما يساعدك على تحديد أولوياتك و القيام بخطط جيدة لانجاز مهامك. فالنظام المتكامل لادارة الوقت مثل " المادة اللاصقة" فهو يجعل جميع ممارسات ادارة الوقت متماسكة معا.




حدد العادات السيئة:

قم بعمل قائمة بالعادات السيئة التي تسبب ضياع وقتك , و احباط أهدافك و بالتالي الوقوف ضد نجاحك.

فبعد أن تعمل علي تحديد تلك العادات كل منها في وقت منفصل و بنظام , ابدأ في استبعادها عن حياتك. تذكر أن أسهل طريق لابعاد عادة سيئة , هو استبدالها بأخري أفضل منها.



لا تقم بأعمال يجب علي غيرك القيام بها:

هل عادة ما تقوم بأعمال يجب علي غيرك القيام بها من أجل أن تشعر بأنك البطل؟! إن هذا يأخذ من وقتك . و لذلك فمن الأفضل أن تقوم بالتركيز علي مشاريعك و أهدافك الخاصة و أن تقوم بتعليم الغير كيفية القيام بأعمالهم الخاصة.



قم بعمل صحيفة لأهدافك:

قم بتخصيص وقت لتحديد و تقييم أهدافك . إبدأ بعمل صحيفة ثم دون الإنجاز الذي قمت به لكل هدف , كما يجب أن ترجع إلي تلك الصحيفة كل أسبوع للتأكد من أنك علي الطريق الصحيح .



لا تكن ممن يطمحون للكمال:

بعض المهام لا تحتاج إلي مجهود كبير فعندما ترسل بريد اليكتروني مثلاً إلي صديق لا يتطلب سوي بضع دقائق , و لذلك يجب عليك التمميز بين المهام التي تتطلب أن تقوم بها علي أكمل وجه و بين المهام التي تتطلب فقط أن تقوم بها .



احذر من المهام غير الهامة:

عندما يكون لديك قائمة مملوءة بالمهام التي عليك انجازها , لا تشتت تفكيرك بالأعمال غير الهامة . فمثلاً ترتيب مكتبتك أو تنظيم ملفاتك تعتبر مهام يمكن تأجيلها حتي تقوم بالمهام التي لها أولوية أكبر .



تجنب الوقوع في "فخ الكفاءة" :

أن تكون كفء لايعني بالضرورة أنك منتج . تجنب القيام بالأعمال غير الهامة التى يمكنك أن تنجزها بمهارة و دقة وهى لا تتطلب أن تقوم بعملها على الإطلاق. فكونك مشغولاً و منجزاً لمهام كثيرة لا يعني بالضرورة أنك تقوم بإنجاز شيء ذو أهمية.